Quem pensa que administrar condomínios é uma tarefa fácil, está enganado. Para que esta tarefa seja realizada com excelência, o administrador precisa entender de algumas áreas estratégicas. É importante que profissional que esteja a frente deste cargo entenda um pouco sobre contabilidade, administração, atendimento ao cliente, controles operacionais, mediação e coordenação de debates e conflitos, entre outras.

Administração de Condomínios

Simples de entender, difícil de executar, administrar condomínios não é nada além de tomar conta de todo ambiente condominial.

E por que é uma tarefa difícil de executar? Bom, é uma função que deve ser abordada de diversas formas, partindo de várias áreas, já que existem várias situações da qual um gestor deve se preocupar e administrar.

Caso, em um condomínio, a administração através da autogestão não for suficiente, tem-se a opção de contratar uma administradora de condomínios. Elas se tornam um o braço direito do síndico, auxiliando o síndico.

Elas garantem uma ajuda maior em questões tecnológicas, já que possuem softwares para compor as ferramentas de administração, automatizando vários processos diários de uma gestão condominial.

Mas então, como administrar condomínios?

Caso a administração seja feita por um síndico, ele é o responsável por completo de toda a gestão, mesmo que ele conte com alguns auxiliares para cumprir todas as demandas e obrigações.

Dessa forma, todo tipo de problema que pode vir a ocorrer será de responsabilidade do síndico, podendo responder até por questões judiciais. Por isso, é uma função que necessita de total atenção.

Pensando que, mesmo com uma administradora de condomínios auxiliando no processo, o síndico ainda terá responsabilidades, separamos algumas dicas para auxiliar na gestão do condomínio:

1. Organização das finanças

Este é um dos principais pontos de uma boa administração de condomínios e o financeiro de um condomínio deve ser entendido como o de uma empresa comum.

Sendo assim, é preciso classificar e categorizar todas as despesas, bem como o desenvolvimento de um planejamento anual.

Neste planejamento alguns itens não podem faltar, são eles: despesas ordinárias e extraordinárias, fundo de obras, de reserva e trabalhista, obras úteis, necessárias e voluptuárias.

2. Prestação de contas

A função de síndico exige que você lide com várias pessoas, que vão desde funcionários até os condôminos e, por isso, a transparência é fundamental. E para isso, é preciso uma prestação de contas clara.

Lembre-se que o síndico chega a esse cargo a partir de uma votação, ou seja, todos confiam nele para tal. E essa confiança precisa ser mantida através da clareza entre as atitudes e os processos administrativos.

3. Tipos de condomínios

Cada condomínio tem a sua particularidade, e cada um deles exige uma certa postura diferente. São eles:

• Condomínios horizontais: Compostos por casas, esta categoria exige alguns cuidados a mais, como por exemplo o investimento em segurança, já que as casas são mais propensas a arrombamentos e assaltos; classificação das obras feitas nos imóveis baseadas no regimento interno; promoção de ações entre condôminos nos espaços existentes ali.
• Condomínios verticais: São aqueles de apartamentos, que, por haver a possibilidade de interferência entre um condomínio e outro, também possuem certas particularidades, como a distribuição de vagas de garagem, por serem compartilhadas; atenção aos barulhos que são de maior intensidade, principalmente em relação a obras e mudanças; controle e ordem no uso dos elevadores.

4. Automatização de processos

Para facilitar o dia a dia da administração do condomínio, o síndico pode optar pela contratação de softwares ou aplicativos que tornam mais práticos os processos relativos à função.

Uma opção disponível no mercado, por exemplo, é o CondominiumApp, que facilita diversas tarefas, como a comunicação com prestadores ou condôminos, envio de documentos, até mesmo a automatização da fila de portaria e funções de ambiente inteligentes, como acender ou apagar luzes de um salão de festas ou quadras, direto pelo celular, por exemplo.

Além de ajudar na tarefa de administrar o condomínio, este pode ser um grande diferencial para quem está em busca de condomínios mais modernos para residir e que garantam mais segurança e praticidade.

5. Atenção fiscal

Os impostos do condomínio devem ser pagos e as obrigações fiscais, cumpridas. Um outro ponto a se prestar atenção é na questão trabalhista avaliada juntamente com a Receita Federal.

Tenha todas as documentações em dia e de forma organizada.

6. Serviços terceirizados

Lembre-se: tudo que envolve os funcionários de um condomínio é de responsabilidade do síndico. Portanto, atente-se às leis trabalhistas.

No momento da contratação, se decide a remuneração e a carga horária a ser realizada pelo contratado e, em um ambiente condominial, estas questões podem variar das empresas em geral.

Esteja atento ao adicional de insalubridade, caso seja necessário e também no adicional por acúmulo de função. Estes são itens que, se não forem postos em prática, podem acarretar sérios problemas para a administração.

7. Inadimplência

Todo síndico vai lidar com ela em algum momento do seu mandato. Mas ainda assim, este é um problema que pode ser reduzido.

E como? Uma das principais maneiras é através da tecnologia, por exemplo, ao automatizar os processos de cobrança. Ela reduz tempo e esforço e ainda é uma estratégia que vai gerar mais resultados que as usuais.

Cuidar da administração de um condomínio não é uma tarefa nada fácil, mas com atenção, cuidado e dedicação, todos podem se beneficiar do ambiente. Saiba mais sobre o dia a dia em um condomínio nas publicações do nosso blog.